انبارگردانی به فرآیند شمارش و ثبت موجودی کالاها و اقلام موجود در انبار گفته می شود تا میزان واقعی موجودی با اطلاعات ثبت شده در سیستم یا دفاتر انبار مقایسه و تطبیق داده شود. هدف اصلی این کار، اطمینان از صحت موجودی و شناسایی مغایرت های احتمالی است.
نحوه انجام انبارگردانی شامل مراحل زیر است:
آماده سازی و برنامه ریزی: تعیین زمان مناسب، تشکیل تیم انبارگردانی، و تهیه ابزارهای لازم مانند لیست موجودی یا نرم افزار انبارداری.
شمارش موجودی: ثبت دقیق تعداد واقعی کالاها و اقلام در انبار به صورت فیزیکی.
مقایسه با سوابق سیستم: بررسی مغایرت ها بین شمارش واقعی و موجودی ثبت شده در سیستم یا دفاتر.
اصلاح و ثبت نهایی: اعمال اصلاحات لازم در سیستم و تهیه گزارش نهایی برای مدیریت.
این فرآیند معمولاً به دو شکل انجام می شود: انبارگردانی دوره ای (در بازه های مشخص) یا انبارگردانی دائم (به صورت مستمر و روزانه با استفاده از نرم افزارها).
در فرآیند انبارگردانی اصطلاحات متعددی میان انبارداران و کارشناسان لجستیک رایج است. در ادامه، مهم ترین این اصطلاحات را با تعریفی روان و کاربردی مرور می کنیم:
مواد خام یا اولیه، که به عنوان کالای اساسی تولید نیز شناخته می شوند، پایه و اساس ساخت محصولات نهایی هستند. این مواد می توانند شامل مواد معدنی، محصولات کشاورزی، انرژی یا حتی مواد نیمه ساخته باشند. اهمیت این گروه از موجودی به این دلیل است که نقطه آغازین هر خط تولید محسوب می شود و بدون آن، فرآیند تولید متوقف خواهد شد.
همان طور که از نامشان پیداست، این اقلام برای استفاده روزمره یا دوره ای به کار می روند و معمولاً عمر کوتاهی دارند و پس از مصرف دور انداخته می شوند. برخی از آن ها نیز در طولانی مدت استفاده شده و به مرور فرسوده می شوند.نمونه ها: کاغذ، خودکار، پوشه، تونر پرینتر، کارتریج جوهر. این گروه در مقابل کالاهای بادوام یا سرمایه ای قرار می گیرند؛ مثل کامپیوتر، فکس یا مبلمان اداری.
به محصولاتی گفته می شود که وارد چرخه تولید شده اند اما هنوز فرآیند تولیدشان کامل نشده است. این کالاها معمولاً بخشی از مواد اولیه را مصرف کرده اند و در حال تکمیل مراحل مختلف تولید هستند. در این مرحله هزینه های تولید به تدریج به ارزش محصول اضافه می شود تا در نهایت به کالای نهایی تبدیل گردد.
این گروه شامل محصولاتی است که تمامی مراحل تولید را پشت سر گذاشته اند اما هنوز به فروش نرسیده یا به مشتری نهایی تحویل نشده اند. این کالاها آماده عرضه در بازار هستند.
برای مدیریت بهینه موجودی، انباردار تعداد دقیق هر کالا را در قسمت بالای کاردکس ثبت می کند تا در صورت نیاز، به موقع برای سفارش مجدد اقدام شود. معمولاً برای هر کالا یک حداقل موجودی تعریف می شود؛ زمانی که موجودی به این سطح نزدیک می شود، انباردار موظف است واحد تدارکات را مطلع کرده تا فرآیند تأمین کالا انجام شود.
در انبارداری مدرن، قفسه بندی یکی از ارکان اساسی است. تصور یک انبار بدون قفسه های منظم تقریباً غیرممکن است. قفسه بندی به شما کمک می کند کالاها را بر اساس ویژگی های خاص آن ها (مانند نوع، وزن یا کاربرد) تفکیک کنید و به شکل منظم در سیستم ثبت نمایید. این کار علاوه بر سهولت دسترسی و مدیریت، نقش مهمی در پیشگیری از آسیب های مالی و حتی خطرات جانی دارد.
تگ انبارگردانی یک فرم یا برگه شمارش کالا است که برای ثبت دقیق موجودی ها طراحی شده تا از شمارش تکراری یا از قلم افتادن اقلام جلوگیری کند.این تگ معمولاً شامل سه بخش اصلی است:
اطلاعات شمارش اول
اطلاعات شمارش دوم
اطلاعات شمارش نهایی
پیش از آغاز انبارگردانی، مشخصات کالا روی این تگ ثبت می شود و سپس به کالا الصاق می گردد.
کاردکس ابزاری برای کنترل و ردیابی موجودی است که به شما امکان می دهد تغییرات تعدادی و ریالی هر کالا را در بازه های زمانی مختلف ثبت کنید. دقت در به روزرسانی موجودی لحظه ای در کاردکس، معیار مهمی برای سنجش عملکرد انبار محسوب می شود. در عملیات انبارگردانی، مقادیر ثبت شده در کاردکس با موجودی واقعی مقایسه می شوند تا مغایرت ها مشخص شود.
هر کالا در انبار باید دارای یک کد شناسایی منحصربه فرد باشد. این کد مانند هویت کالا عمل کرده و تمامی اطلاعات مرتبط با آن (نام، مشخصات، ویژگی ها) را در قالب یک شناسه کوتاه و ساده ذخیره می کند. استفاده از سیستم کدگذاری، علاوه بر تسریع ورود داده ها، به دقت و سهولت مدیریت موجودی کمک می کند.
با توجه به نقش حیاتی انبارگردانی در کنترل موجودی و مدیریت مالی کسب وکارها، این فرآیند در بازه های زمانی مختلف و با روش های متفاوت انجام می شود. استفاده از نرم افزارهای حسابداری و انبارداری این امکان را فراهم می کند که اطلاعات مرتبط با هر روش به صورت دقیق ثبت و گزارش گیری شود.
به دلیل نوسانات مداوم قیمت کالاها، بسیاری از شرکت ها دیگر گزارش گیری دوره ای ثابت ندارند و انبارگردانی را بر اساس صلاحدید مدیر مالی، حسابدار یا مدیر تولید انجام می دهند. در ادامه، با انواع اصلی انبارگردانی و روش های شمارش موجودی آشنا می شویم:
این روش در پایان سال مالی و قبل از شروع سال جدید اجرا می شود تا موجودی واقعی انبار مشخص شود. هدف اصلی آن، محاسبه دقیق سود و زیان، بررسی کسری یا مازاد موجودی، شناسایی کالاهای معیوب یا منقضی شده و تشخیص محصولات راکد است. این گزارش، نقش کلیدی در تهیه صورت های مالی و برنامه ریزی برای سال آینده دارد.
این روش معمولاً در میانه سال مالی (پایان نیم سال اول) انجام می شود تا موجودی واقعی با داده های ثبت شده در سیستم مالی تطبیق داده شود. انبارگردانی میان دوره ای باعث می شود گزارش نهایی پایان سال دقیق تر باشد و احتمال خطا به حداقل برسد. روند این روش مشابه انبارگردانی پایان سال است اما در بازه های کوتاه تر اجرا می شود.
در این روش، شمارش موجودی در زمان های نامشخص و به صورت تصادفی انجام می شود. هدف آن، شناسایی سریع مغایرت ها و اطمینان از صحت ثبت اطلاعات است. انبارگردانی رندوم روشی کاربردی برای ارزیابی عملکرد نیروها و پیشگیری از خطا یا سوءاستفاده احتمالی محسوب می شود.
علاوه بر زمان بندی، روش های شمارش موجودی نیز در دقت عملیات انبارگردانی تأثیر دارند. این روش ها عبارت اند از:
در این روش، شمارش موجودی تنها یک بار انجام می شود. اگر مغایرتی با اطلاعات کاردکس وجود نداشته باشد، موجودی تأیید می شود؛ در غیر این صورت، برای کسری موجودی، سند کسری و برای موجودی اضافه، سند اضافی صادر می گردد.
در این حالت، موجودی دو بار شمارش می شود و نتیجه شمارش دوم ملاک قرار می گیرد. این روش برای کاهش خطا نسبت به شمارش یک مرحله ای مناسب است.
مانند حالت قبل، اما شمارش در سه نوبت انجام می شود و نتیجه شمارش سوم معتبر است. این روش بیشترین دقت را دارد و معمولاً در سازمان های حساس یا برای کالاهای ارزشمند استفاده می شود.
نکته مهم: در تمام این روش ها، درصدی به عنوان «مغایرت قابل اغماض» در نظر گرفته نمی شود و هر اختلاف باید بررسی و رفع گردد.
برای کاهش خطا و افزایش دقت، شمارش موجودی معمولاً در یک یا چند مرحله انجام می شود:
موجودی یک بار شمارش می شود. اگر مغایرتی با کاردکس وجود نداشته باشد، تأیید می شود. در صورت مغایرت، شمارش مجدد انجام می شود.
شمارش برای بار دوم تکرار می شود و اگر با نتیجه اول برابر باشد، معتبر است. در صورت اختلاف، شمارش سوم انجام می شود.
شمارش برای بار سوم انجام می شود و نتیجه نهایی ملاک قرار می گیرد. این روش بیشترین دقت را دارد.
بسیاری تصور می کنند انبارداری و انبارگردانی مفهومی یکسان دارند، در حالی که این دو کاملاً متفاوت اند.
انبارداری شامل دریافت، نگهداری و حفظ کالا در شرایط مناسب است. یک انباردار باید با کمترین هزینه و در کوتاه ترین زمان، امنیت کالا را تضمین کند و از آسیب دیدگی یا فساد آن جلوگیری نماید.
انبارگردانی فرآیندی برای تهیه گزارش، ثبت دقیق موجودی و شمارش کالاهاست. در این مرحله، ارزش موجودی، تعداد و وضعیت کالا بررسی و گزارش آن معمولاً در پایان دوره مالی یا در مواقع ضروری تهیه می شود.
نقش واحد انبار در فرآیند انبارگردانی
واحد انبار علاوه بر نگهداری کالا، در کنترل ورود و خروج موجودی نقش حیاتی دارد:
1. ثبت و تأیید کالاهای دریافتی
2. صدور حواله هنگام خروج کالا
مدارک ثبت دائمی موجودی، مهم ترین ابزار کنترل داخلی محسوب می شود.
انبارگردانی فرآیندی مهم برای کنترل دقیق موجودی کالا و تطبیق آن با سوابق حسابداری است. برای اجرای صحیح این عملیات، رعایت اصول در سه مرحله قبل از شمارش، حین شمارش و پس از شمارش ضروری است.
قبل از شروع عملیات انبارگردانی باید مقدمات لازم فراهم شود تا شمارش دقیق و بدون خطا انجام گردد:
در طول عملیات، رعایت نظم و دقت برای جلوگیری از اشتباه الزامی است:
بعد از پایان عملیات، باید تطبیق و گزارش گیری انجام شود:
بررسی برگه های شمارش: تمامی برگه ها تحویل هماهنگ کننده و بررسی گردد.
کنترل مغایرت ها: اختلافات احتمالی با کاردکس یا شمارش قبلی اصلاح و گزارش شود.
تهیه گزارش نهایی: نتایج شمارش ثبت و به مدیریت یا حسابرسان ارائه گردد.
نکته: اجرای این مراحل به کاهش خطا، شفافیت مالی و تسهیل فرآیند حسابرسی کمک می کند.
با استفاده از نرم افزار انبار آنلاین، عملیات انبارگردانی ساده، سریع و دقیق می شود. با این نرم افزار، دیگر نیازی به شمارش دستی و یادداشت های پراکنده نیست و همه اطلاعات موجودی در یک محیط دیجیتال و قابل گزارش گیری لحظه ای ثبت می شود.
شما می توانید:
موجودی کالاها را در لحظه مشاهده و مدیریت کنید،
گزارشات دقیق انبارگردانی پایان سال یا میان دوره ای تهیه کنید،
مغایرت ها را سریع شناسایی و اصلاح نمایید،
و فرآیند شمارش و ثبت اطلاعات را به صورت کاملاً مکانیزه انجام دهید.
برای یادگیری کامل نحوه استفاده از نرم افزار و انجام انبارگردانی حرفه ای، همین حالا روی لینک زیر کلیک کنید و مدیریت موجودی خود را به سطح جدیدی ببرید!
برای دریافت دموی رایگان، مشاوره تخصصی یا تست نرم افزار با ما در تماس باشید.
پشتیبانی: 02182801803
